A lo largo de nuestra vida y del día a día realizamos muchas tareas y, al terminar de realizarlas, a veces tenemos la impresión de que no hicimos lo suficiente, o hasta que no hicimos nada, y nos sentimos frustrados .
¿Cuál es la razón de que nos sintamos así? Simplemente no manejamos correctamente nuestro tiempo. Para administrar nuestro tiempo de forma adecuada podemos seguir 5 simples trucos que nos ayudarán a saber lo que hacemos todos los días y cómo mejorar en cada actividad cotidiana:
1. Fijar un objetivo
Stephen Covey en su libro "Los siete hábitos de las personas altamente eficaces ", indica que debemos comenzar con una finalidad en mente.
Es decir, debemos fijar un objetivo. Pero este objetivo debe tener una serie de características:
Específico
- , lo más detallado posible.Medible.
- Es muy importante poder medir si lo alcanzamos o no. Realista
- . En muchas ocasiones establecemos objetivos que no son realistas, por eso deberíamos adaptarlos para que su cumplimiento sea posible.Plazo determinado
- . Un objetivo debe tener un plazo para ser cumplido. De esta forma, mediremos fácilmente si lo alcanzamos o no.2. Establecer prioridades
Stephen Covey habla de "Primero el primero" para referirse a la trascendencia de
diferenciar lo importante y lo urgente, para poder priorizar tareas. Covey crea cuatro cuadrantes en los cuales se puede clasificar cualquier actividad:
Urgente e importante.
- No es urgente e importante.
- Urgente y no importante.
- No es urgente y no importante.
- El urgente es lo que requiere una atención inmediata.
Lo importante es lo que contribuye a sus objetivos
en el medio ya largo plazo, para su propósito en la vida."El tiempo es algo creado. Decir 'no tengo tiempo' es como decir "No quiero". 3. Planificación de las tareas
Desde el punto de vista profesional, hay tareas que se pueden definir como de alta rentabilidad (las que nos proporcionan altas ganancias) y otras que son de baja rentabilidad (las que nos proporcionan ganancias bajas).Cada tarea debe ser desarrollada en el momento adecuado del día o de la semana para que sea efectiva.Además, debemos tener en cuenta el tiempo no sólo de la tarea en sí, sino también de todo lo que incluye (desplazamientos, llamadas, etc.).Al realizar la planificación de tareas,
debemos destinar algunos momentos para imprevistos que puedan surgir, para que podamos enfrentarlos.
"No comenzar un día, una semana, un mes sin planificarlos" - Jim Rohn -
Compartir 4. Proteger el tiempo Cada minuto que dedicamos a una tarea
, sobre todo si esta es de alta rentabilidad,debe se protege de forma que no haya interrupciones.Es muy común que seamos interrumpidospor llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes, etc., pero debemos centrarnos en proteger determinados momentos del día para dedicarlos a una tarea concreta.
Tim Ferriss, en su libro "La jornada de trabajo de 4 horas" define la interrupción como algo que le impide completar una tarea y diferencia tres tipos de interrupciones:Las que hacen perder el tiempo. Son aquellas que pueden ser ignoradas con pocas, o ninguna consecuencia. Las que consumen tiempo. Son las tareas repetitivas que interrumpen el trabajo más importante.
Las que surgen por no saber delegar. Son las que se producen cuando otras personas necesitan nuestra validación para tareas muy simples que podrían ser realizadas solas. Para conseguir proteger nuestro tiempo es fundamental aprender a decir NO a todas las tareas que no tengan que ver con nuestro proyecto o que no nos aportan nada.
En cualquier caso, es posible decir "ahora no" y dejar esta tarea para otro momento más adecuado.
- A veces, las actividades que realizamos tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida privada necesitan ser realizadas por nosotros mismos, pero en otras ocasiones es posible delegarlas para conseguir trabajar en equipo. Por lo tanto, es fundamental aprender a delegar.
- 5. Medir resultados
- Después de fijar nuestro objetivo y las tareas que tenemos que realizar para alcanzarlo, deberíamos medir si, en el plazo que establecemos, alcanzamos ese resultado o no.
En el caso de no haber alcanzado el resultado, podremos evaluar si era realista o no y realizar ajustes para que sea posible.Administrar correctamente su tiempo es un paso más para alcanzar el éxito en su negocio y en su vida privada, por eso
saber lo que hacemos, cuando hacemos y cómo lo hacemos es fundamental para alcanzar nuestros sueños
. "
La gente me considera un experto en la gestión del tiempo. Me veo más como un experto en la gestión de las prioridades, evaluando bien las cosas. Sé que la inversión tiene más ingresos para mi futuro
"- Timothy Ferriss - Compartir
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