La gestión del tiempo es uno de los grandes caballos de batalla de muchas personas. En muchas ocasiones, no saber hacer la gestión del tiempo disponible de forma adecuada genera estrés e insatisfacción. Sin embargo,gestionando el tiempo adecuadamente, es posible cumplir con todas las obligaciones e incluir otras actividades complementarias.
A la hora de organizar el tiempo, muchas personas cometen una serie de errores comunes, cuya solución ayuda a mejorar la gestión del tiempo disponible. Todos somos capaces de manejar el tiempo de forma eficaz, pero para eso es necesario identificar primero lo que estamos haciendo mal.
Error en. 1 - No mantener una lista de tareas pendientes
Si alguna vez usted ha tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante, usted entiende la necesidad de tener una lista de tareas pendientes bien hecha. Es importante que esta lista esté organizada por prioridades y que demuestre también los plazos de cada pendiente. Hay muchas herramientas tecnológicas que nos ayudan a hacerlo.
Error en. 2 - No tener metas personales
Es importante tener una meta, por simple que sea. El establecimiento de metas personales es esencial para la buena gestión del tiempo, porque los objetivos ofrecen un destino al que llegar. Cuando sabemos dónde queremos ir, podemos administrar nuestras prioridades, nuestro tiempo y nuestros recursos para llegar allí. Las metas también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena emplear el tiempo y diferenciar lo que es sólo una distracción.
Error en. 3 - No establecer prioridades
No siempre es fácil establecer prioridades, principalmente cuando nos encontramos con una gran cantidad de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial para aprender a priorizar las tareas con eficacia para administrar mejor el tiempo.
Error en. 4 - No saber dominar las distracciones
Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es fundamental para poder dominarlas. El e-mail, el teléfono, las aplicaciones de mensajería instantánea, la televisión o la radio son algunas de las circunstancias que nos distraen y nos hacen perder la concentración. Con ellas, perdimos una gran cantidad de tiempo.
Para administrar el tiempo de forma eficaz es necesario minimizar las distracciones y administrar las interrupciones de forma eficaz . Por ejemplo, delimitar un tiempo diario para la lectura y respuestas de correos electrónicos, apagando los chats y mensajes dinámicos, e incluso apagando el teléfono o rechazando las llamadas cuando no es una cuestión inaplazable. Administrar las interrupciones mejora la concentración y, por lo tanto, la productividad.Error en. 5 - Retraso o procrastinación
El retraso o procrastinación ocurren cuando las tareas que se deben hacer se posponen y se hacen otras pensando que se está haciendo algo útil cuando en realidad no es así. Muchas veces el problema es que existe el temor de comenzar la tarea, y la persona da vueltas sin hacer nada. que acabó por perder mucho tiempo.
Error en. 6 - Querer hacer cosas demasiado
Cuando usted no sabe decir que "no", el número de tareas y de compromisos sólo hace crecer. Esto puede llevar a la obtención de malos resultados, a padecer de estrés y tener una baja moral. Es fundamental que cada persona sea dueña de su propio tiempo y que aprenda a decir "no" o, al menos, a decir cuándo.
Error en. 7 - Necesidad de estar siempre ocupado
Algunas personas necesitan estar siempre ocupadas y con mucho agito a su alrededor, pero eso no es sinónimo de eficacia y provoca un gran estrés. Es necesario reducir la velocidad del día a día.
Error en. 8 - Multitarea
Esta palabra que está tan de moda es el símbolo del día a día de mucha gente: escribir un e-mail mientras habla por teléfono, preparar la comida mientras responde un mensaje o comer mientras lee algo urgente en un dispositivo móvil son algunos ejemplos. Pero aunque usted piensa que así usted aprovecha mejor el tiempo, la verdad es que
su productividad y la eficiencia cae. En muchos casos, el tiempo de ejecución de las tareas aumenta porque usted no está dedicando el 100% de los recursos a cada uno de ellos. Además, en muchos casos, acabamos cometiendo errores por falta de atención y perdimos aún más tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de ser multitarea y concentrarse en las tareas una a una.
Error en. 9 - No descansar
Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el estudio sin permitir un tiempo para descansar y recargar las energías. El descanso permite pensar de forma creativa y trabajar con eficiencia.
Error en. 10 - Programar las tareas de forma ineficaz
Es necesario conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas.
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¿Usted ama la vida? Entonces si usted ama la vida no pierde el tiempo, porque el tiempo es el bien del cual la vida se hace."Benjamin Franklin